EV-vloot beheren: grip op laden, kosten en beleid
Steeds meer organisaties stappen over op een elektrisch wagenpark, mede door beleid en/of de pseudo eindregeling. Maar naarmate het aantal elektrische voertuigen groeit, wordt het beheer vaak complexer.
HR-managers en/of wagenparkbeheerders krijgen te maken met thuisladen, openbaar laden, laadpassen, laadvergoedingen, laadpalen, verschillende leveranciers en uiteenlopend laadgedrag. Daarbij bestaat het wagenpark vaak uit een combinatie van geleasede en zelf gekochte voertuigen.
Hoe houd je dan grip op de volledige EV-vloot?
Wat maakt het beheren van een EV-vloot complex?
Een elektrisch wagenpark bestaat uit meer dan alleen elektrische auto’s. De beheerder moet ook overzicht houden over: laadkosten en laadsessies, thuislaadvergoedingen, laden op kantoor, openbaar laden en snelladen, laadpassen en leveranciers, laadpaalinstallaties bij medewerkers, onderhoud, contracten en voertuiggegevens, afspraken uit het mobiliteitsbeleid of rapportages en totale gebruikskosten.
Deze informatie staat vaak verspreid over verschillende systemen, leveranciersportalen, facturen, mailboxen en spreadsheets. Daardoor ontstaat wel veel data, maar geen centraal overzicht.
Het dilemma van de wagenparkbeheerder
De wagenparkbeheerder wil medewerkers voldoende vrijheid geven om hun elektrische auto eenvoudig te laden. Tegelijkertijd moet de organisatie grip houden op kosten, beleid en uitzonderingen.
Dat zorgt voor praktische dilemma’s. Wanneer is openbaar laden noodzakelijk en wanneer onnodig duur? Hoe stimuleer je medewerkers om thuis of op kantoor te laden? Welke thuislaadvergoeding is van toepassing? Wie controleert opvallende laadsessies, hoge tarieven en blokkeerkosten? Hoe beheer je één wagenpark als voertuigen afkomstig zijn van verschillende leasemaatschappijen of deels in eigendom zijn? En hoe toon je aan dat afspraken en vergoedingen correct zijn toegepast?
Zonder centrale EV-vlootsoftware is de beheerder vooral bezig met verzamelen, controleren en corrigeren. Goed EV-beheer vraagt juist om tijdig signaleren en proactief bijsturen.
Geleasede en zelf gekochte elektrische voertuigen samen beheren
Veel organisaties hebben een gecombineerde vloot. Een deel van de voertuigen wordt geleased en een ander deel is zelf gekocht of gefinancierd. Voor het dagelijkse gebruik zou dit verschil geen extra complexiteit mogen veroorzaken. Toch worden leasevoertuigen vaak beheerd via portalen van leasemaatschappijen, terwijl voertuigen in eigendom intern worden bijgehouden.
Hierdoor ontstaan verschillende processen, rapportages en informatiebronnen. Fleet brengt geleasede en zelf gekochte elektrische voertuigen samen in één onafhankelijk platform. Hierdoor ontstaat één centrale werkwijze voor het volledige wagenpark.
Wat lost Fleet op voor een elektrische vloot?
Fleet helpt organisaties om het volledige EV-beheer te bundelen. Voertuigen, medewerkers, laadactiviteiten, kosten en beleidsafspraken worden vanuit één omgeving beheerd.
De beheerder krijgt onder andere inzicht in: thuisladen, kantoor-laden en openbaar laden, laadkosten per medewerker en voertuig, laadgedrag en afwijkende laadsessies, thuislaadvergoedingen, aanvragen en beheer van laadpalen, contracten en voertuiggegevens, onderhoud en meldingen, kostenrapportages en TCO of geleasede én eigen voertuigen.
Hierdoor hoeft de beheerder niet meer tussen verschillende systemen en leveranciersportalen te schakelen.
Grip op laadkosten en laadgedrag
De locatie en het moment van laden hebben grote invloed op de kosten van een elektrische auto. Thuisladen is vaak voordeliger dan openbaar laden. Snelladen langs de snelweg is meestal duurder. Ook piektarieven en blokkeerkosten kunnen de laadkosten verhogen.
Met centraal inzicht in laadsessies kan de beheerder beter beoordelen: waar medewerkers laden, tegen welk tarief zij laden, welke laadkosten afwijken, waar besparingen mogelijk zijn of het laadbeleid in de praktijk wordt gevolgd.
Zo worden laadkosten niet alleen achteraf gerapporteerd, maar actief beheerd.
Minder administratie voor de beheerder
Veel vragen van medewerkers gaan over praktische onderwerpen: Welke laadpas moet ik gebruiken? Waar kan ik laden? Hoe werkt de thuislaadvergoeding? Wat moet ik doen bij een storing? Waar vind ik mijn voertuigdocumenten? Hoe vraag ik een laadpunt aan?
Door deze informatie via een app en portal beschikbaar te maken, worden medewerkers zelfstandiger. Zij vinden sneller zelf een antwoord en hoeven minder vaak contact op te nemen met de wagenparkbeheerder. De beheerder houdt daardoor meer tijd over voor uitzonderingen, kostenbeheersing en mobiliteitsbeleid.
Van registreren naar proactieve mobiliteitsregie
Goed EV-vlootbeheer gaat verder dan het opslaan van voertuig- en laadgegevens. De beheerder moet ook tijdig kunnen handelen. Bijvoorbeeld wanneer: laadkosten opvallend hoog zijn, een medewerker structureel tegen dure tarieven laadt, blokkeerkosten ontstaan, een laadvergoeding moet worden aangepast, een medewerker verhuist of uit dienst gaat, een laadpunt moet worden overgedragen of verwijderd, een voertuig van berijder wisselt, onderhoud of een contractmoment nadert.
Fleet bundelt deze signalen in één omgeving. Hierdoor verschuift het werk van handmatige administratie naar actieve sturing.
Waarom kiezen voor onafhankelijk EV-vlootbeheer?
Een onafhankelijk fleetmanagementplatform is niet gebonden aan één leasemaatschappij, laadpasleverancier of laadpaalinstallateur. Dat is belangrijk voor organisaties die:
- met meerdere leasemaatschappijen werken;
- lease en eigendom combineren;
- leveranciers willen vergelijken;
- vrij willen blijven in hun inkoopkeuzes;
- één rapportage over de volledige vloot nodig hebben.
De beheerder behoudt daarmee de regie over het proces, de data en de leveranciers.
Wat is de kern van EV-vlootbeheer met Fleet?
De kern is eenvoudig: één centrale omgeving voor voertuigen, laden, kosten, medewerkers en beleid.
Voor geleasede én zelf gekochte elektrische voertuigen. Zo ontstaat grip op de volledige EV-vloot, zonder afhankelijk te zijn van één leverancier of leasemaatschappij.
Fleet. Grip op je EV-vloot. Eenvoudig, onafhankelijk en compleet.
